O ex-auditor fiscal, Alberto Toshio Murakami, apresenta que as empresas que lidam com mercadorias danificadas, vencidas ou fora de especificação podem ser obrigadas a comprovar a destruição desses bens perante o Fisco. Esse procedimento, muitas vezes pouco conhecido, é fundamental para evitar questionamentos tributários e garantir a correta escrituração contábil. Compreender quando o laudo fiscal de destruição é necessário e como solicitá-lo é parte importante da gestão responsável de estoques e da conformidade fiscal. Se sua empresa precisa descartar produtos regularmente, entender esse processo ajuda a prevenir problemas futuros com a Receita Federal.
O laudo fiscal de destruição é um documento que formaliza a inutilização de bens, permitindo que a empresa comprove que aquelas mercadorias não foram comercializadas e, portanto, não devem ser tributadas ou consideradas no cálculo de receitas.
Em quais situações o laudo fiscal é exigido?
O laudo costuma ser exigido quando a empresa precisa descartar produtos que não podem ser reaproveitados ou vendidos, como itens vencidos, contaminados, defeituosos ou danificados durante transporte e armazenamento. Também se aplica a mercadorias apreendidas ou que perderam valor comercial por motivos técnicos ou legais.
Alberto Toshio Murakami expõe que a exigência do laudo é mais comum em setores que trabalham com produtos sujeitos a controle sanitário, validade ou padrões técnicos rígidos, como alimentos, medicamentos, cosméticos e insumos industriais. Nessas situações, a destruição precisa ser comprovada para evitar suspeitas de desvio, venda irregular ou omissão de receita, o que poderia gerar autuações fiscais.
Diferença entre descarte comum e destruição fiscal
Nem todo descarte de mercadoria exige um laudo fiscal formal. Em muitos casos, pequenas perdas operacionais podem ser tratadas apenas com registros internos e ajustes contábeis. A exigência do laudo surge quando há impacto relevante na apuração de tributos ou quando a legislação específica do setor impõe controle mais rigoroso.
Tal como alude Alberto Toshio Murakami, a dúvida mais comum entre empresários é justamente identificar quando o simples registro interno é suficiente e quando é necessário formalizar a destruição junto ao Fisco. Essa definição depende do tipo de produto, do valor envolvido e das normas aplicáveis ao segmento. Por isso, o acompanhamento contábil e fiscal é essencial para evitar tanto a burocratização desnecessária quanto o risco de descumprimento de obrigações legais.
Como solicitar o laudo fiscal de destruição pelo e-CAC?
A solicitação do laudo é feita por meio de processo digital no portal e-CAC da Receita Federal. A empresa ou seu representante legal deve abrir um processo específico, informando os dados dos bens a serem destruídos e anexando a documentação exigida, ressalta o ex-auditor Alberto Toshio Murakami.
É importante que as informações estejam completas e corretas, incluindo descrição dos produtos, quantidade, motivo da inutilização e local onde ocorrerá a destruição. Em alguns casos, a Receita pode exigir acompanhamento do procedimento ou comprovação posterior por meio de relatórios e registros fotográficos.
Após a análise, o laudo é emitido e passa a integrar o processo digital, servindo como comprovante formal para fins fiscais e contábeis.
Impactos contábeis e tributários da destruição de bens
A destruição de mercadorias afeta diretamente o controle de estoque e a apuração de tributos. Sem o laudo, a empresa pode ter dificuldade em justificar a baixa desses itens, o que pode resultar em questionamentos sobre faturamento e recolhimento de impostos.
Segundo Alberto Toshio Murakami, o laudo fiscal protege a empresa ao demonstrar que não houve venda nem geração de receita, evitando autuações por suposta omissão de faturamento. Além disso, a documentação adequada facilita auditorias internas, fiscalizações externas e a elaboração de demonstrações financeiras mais precisas.
Relação entre gestão de estoque e conformidade fiscal
Uma gestão de estoque eficiente não se resume ao controle de entradas e saídas, mas também envolve o tratamento correto de perdas e descartes. Alberto Toshio Murakami destaca ainda que registrar adequadamente essas ocorrências é parte essencial da conformidade fiscal e da transparência contábil.
As empresas que mantêm processos bem estruturados para controle de estoque e descarte de mercadorias tendem a enfrentar menos problemas em fiscalizações, pois conseguem demonstrar claramente a origem de cada ajuste realizado. Essa organização também contribui para decisões gerenciais mais precisas, evitando distorções nos custos e na análise de desempenho do negócio.
Cuidados práticos para evitar problemas futuros
Antes de realizar a destruição de bens, é fundamental verificar se há exigência de autorização prévia da Receita ou de outros órgãos reguladores, como vigilância sanitária ou agências ambientais, dependendo do tipo de produto.
Descartar mercadorias sem seguir os procedimentos corretos pode gerar não apenas problemas fiscais, mas também sanções administrativas e ambientais. Manter registros detalhados, trabalhar em conjunto com o contador e seguir os protocolos digitais disponíveis no e-CAC são medidas que reduzem riscos e garantem maior segurança jurídica para a empresa.
Documentação adequada evita passivos tributários
O laudo fiscal de destruição é uma ferramenta importante para garantir que perdas de estoque sejam reconhecidas de forma legal e transparente. Embora possa parecer um procedimento burocrático, ele protege a empresa contra questionamentos futuros e contribui para a regularidade fiscal.
Tal como frisa Alberto Toshio Murakami, compreender quando e como solicitar esse documento é parte da gestão responsável e da boa governança empresarial. Em um ambiente de fiscalização cada vez mais digital e integrado, manter processos bem documentados deixou de ser apenas uma boa prática e passou a ser uma necessidade para a sustentabilidade do negócio.
Autor: Bertolucci Swatt